Perencanaan Pesan Bisnis: Pengertian, Bentuk, hingga Prosesnya

Apa Itu Perencanaan Pesan Bisnis?

Pesan bisnis adalah komunikasi yang digunakan oleh pengirim untuk mengirimkan informasi, baik dalam bentuk tertulis maupun tidak tertulis, dalam konteks kegiatan usaha. Pesan bisnis ini ditujukan kepada berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan entitas lain yang memiliki keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan organisasi yang bersangkutan. Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis yang terdiri dari beberapa tahapan. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata/kalimat/paragraph; dan merevisi.

Dalam pembuatan pesan bisnis tertulis, perlu memperhatikan hal-hal seperti isi pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain, langkah strategis bagi pencapaian tujuan serta salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dalam penyampaian pesan bisnis. Selain itu, hal yang perlu diperhatikan lainnya adalah penentuan tujuan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiens serta untuk menetapkan saluran dan media, analisis audiens, dan pemilihan saluran dan media. 

Dalam perencanaan pesan bisnis, penting untuk memperhatikan bahwa pesan yang disampaikan harus sesuai dengan harapan pengirim dan diterima serta dipahami oleh pihak lain.

Bentuk-Bentuk Pesan Bisnis

Pesan bisnis dapat berupa surat tertulis, laporan, atau pesan lisan. Pesan bisnis harus disusun dengan baik dan jelas agar dapat dipahami oleh pihak yang dituju. Isi pesan harus sesuai dengan tujuan pengirim dan dapat diterima serta dipahami oleh pihak lain.

Secara umum berikut bentuk-bentuk pesan bisnis yang umumnya dilakukan:

1. Surat Bisnis

Surat bisnis adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam dunia bisnis. Surat bisnis sering digunakan untuk berbagai keperluan, seperti berkomunikasi dengan klien, pelanggan, mitra bisnis, atau bahkan dalam kepentingan internal perusahaan. 

Surat bisnis harus dirancang dengan cermat dan profesional, mencakup elemen-elemen seperti kepala surat yang mencantumkan nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak. Isi surat bisnis harus jelas, padat, dan informatif. 

Surat bisnis sering digunakan untuk mengirim penawaran, konfirmasi pesanan, tagihan, atau permintaan informasi. Ini juga bisa menjadi alat yang efektif untuk membangun hubungan dengan pelanggan dan mitra bisnis.

2. Email Bisnis

Email bisnis adalah bentuk komunikasi elektronik yang sangat umum dalam dunia bisnis saat ini. Email digunakan untuk berkomunikasi dengan cepat dan efisien dengan kolega, klien, mitra bisnis, atau pelanggan. Email bisnis harus mengikuti etika bisnis yang tinggi, seperti menggunakan subjek yang jelas, penulisan yang profesional, serta menghindari pesan yang terlalu panjang atau tidak terkait. Email bisnis sering digunakan untuk pengiriman penawaran, konfirmasi pesanan, pertukaran informasi, atau sebagai alat untuk mengatur pertemuan atau acara bisnis. Email bisnis juga memungkinkan kemudahan dalam melacak dan mengarsip pesan-pesan bisnis.

 3. Laporan Organisasi

Laporan organisasi adalah dokumen yang merinci kinerja, hasil, dan informasi terkait perusahaan atau organisasi. Laporan ini umumnya disusun secara berkala, seperti laporan tahunan atau laporan kuartalan, dan ditujukan kepada pemangku kepentingan, seperti pemegang saham, investor, dan pihak berwenang. Laporan organisasi mencakup data finansial, pencapaian, perubahan strategis, dan berbagai informasi lain yang relevan untuk memahami kondisi dan arah perusahaan. Laporan ini harus disusun dengan rapi dan transparan untuk memberikan gambaran yang akurat dan dapat dipercaya tentang kinerja organisasi.

4. Pertemuan dan Pidato Bisnis

Pertemuan dan pidato bisnis adalah cara penting untuk berkomunikasi secara langsung dengan anggota tim, klien, atau pemangku kepentingan lainnya. Pertemuan bisa berlangsung dalam berbagai format, mulai dari pertemuan tatap muka hingga pertemuan virtual melalui video konferensi. Pidato bisnis biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan penting, visi, dan strategi kepada sekelompok orang. Pidato bisnis yang efektif harus merancang pesan dengan jelas, mempertimbangkan audiens yang dihadiri, serta menggunakan bahasa dan gaya komunikasi yang sesuai.

5. Telemarketing

Telemarketing adalah bentuk komunikasi bisnis yang melibatkan panggilan telepon kepada calon pelanggan atau klien potensial untuk tujuan pemasaran atau penjualan. Telemarketing dapat digunakan untuk mengidentifikasi peluang bisnis, menjual produk atau layanan, atau mendapatkan umpan balik dari pelanggan. Untuk berhasil dalam telemarketing, penting untuk memiliki keterampilan komunikasi yang kuat, mendengarkan dengan baik, dan merancang skrip panggilan yang efektif. Selain itu, perusahaan perlu mematuhi aturan dan etika telemarketing yang berlaku untuk menjaga reputasi dan kepercayaan pelanggan.

Proses Perencanaan Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis merupakan bagian esensial dalam proses komunikasi bisnis yang efektif. Proses ini terdiri dari beberapa tahapan yang memerlukan perhatian rinci dan cermat. 

Secara umum, berikut proses bisnis yang dijalankan:

 1. Perencanaan Tujuan Audiens, Ide, dan Saluran

Tahap pertama dalam perencanaan pesan bisnis adalah menentukan tujuan komunikasi, identifikasi audiens yang akan menjadi penerima pesan, merumuskan ide, serta memilih saluran komunikasi yang tepat.

 a. Perencanaan Tujuan Audiens

Dalam perencanaan pesan bisnis ini, Anda pesan harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin dicapai dengan pesan tersebut. Misalnya, apakah tujuannya adalah untuk menjual produk, memberikan informasi, atau meminta kerjasama? Pemahaman yang baik tentang tujuan ini akan membimbing seluruh proses perencanaan.

 b. Ide

Ide merupakan dasar pesan bisnis. Ide harus jelas dan informatif. Proses perencanaan pesan bisnis ini melibatkan pemikiran kreatif dalam merancang pesan yang akan menarik perhatian audiens dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

 c. Saluran

Memilih saluran komunikasi yang sesuai sangat penting dalam perencanaan pesan bisnis.Apakah pesan akan disampaikan melalui surat, email, pertemuan langsung, atau melalui media sosial? Keberhasilan pesan bisa tergantung pada pemilihan saluran yang tepat.

2. Pengorganisasian Ide

Setelah tujuan, audiens, dan ide pesan bisnis ditentukan, langkah perencanaan pesan bisnis selanjutnya adalah mengorganisasi ide-ide ini dengan rapi. Pengorganisasian ide memastikan bahwa pesan memiliki alur logis dan terstruktur dengan baik. Ini melibatkan pembagian informasi ke dalam bagian-bagian yang jelas dan menentukan urutan yang paling efektif untuk menyajikan informasi tersebut.

3. Membuat Draf dan Merangkai Kata/Kalimat/Paragraph

Dalam proses perencanaan pesan bisnis ini, pesan bisnis sebenarnya mulai dibuat. 

Pengirim pesan akan membuat draf pesan dengan memilih kata-kata yang tepat, merangkai kalimat yang efektif, dan mengatur paragraf sesuai dengan urutan informasi yang telah ditentukan. Pesan harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan sesuai dengan audiens yang dituju.

 4. Merevisi

Proses perencanaan pesan bisnis tidak berakhir setelah pembuatan draf. Tahap terakhir, yaitu revisi, adalah langkah penting. Revisi melibatkan peninjauan kembali pesan untuk memastikan kejelasan, ketepatan, dan kelengkapan. Pesan yang baik harus bebas dari kesalahan tata bahasa, ejaan, dan harus mengomunikasikan pesan dengan efektif. Pada tahap ini, pengirim pesan dapat memperbaiki dan menyempurnakan pesan sesuai kebutuhan.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Perencanaan Pesan Bisnis

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan pesan bisnis, beberapa di antaranya:

• Isi pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain
• Langkah strategis bagi pencapaian tujuan serta salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dalam penyampaian pesan bisnis
• Penentuan tujuan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiens serta untuk menetapkan saluran dan media
• Tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain (informing), memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam dunia bisnis (persuading), dan melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (collaborating)
• Analisis audiens
• Pemilihan saluran dan media

Dalam perencanaan pesan bisnis, penting untuk memperhatikan bahwa pesan yang disampaikan harus sesuai dengan harapan pengirim dan diterima serta dipahami oleh pihak lain