RINGKASAN 

Penulisan Permintaan Pesan - Pesan Rutin Dan Positif

Strategi penulisan untuk permintaan rutin, pesan - pesan good news, serta good will pada umumnya menggunkan pendekatan langsung ( Direct Approach ), yang memungkin kan para penerima pesan secara langsung dapat mengetahui apa maksud penyampaian suatu pesan. Hal ini berbeda dengan pesan - pesan bisnis yang mempuyai dampak kurang baik bagi penerima pesannya.  

Pendekatan langsung yang digunakan dalam penulisan permintaan rutin dan pesan - pesan positif lainnya mencangkup 3 hal yaitu : kemukakan ide pokok pada bagian awal, diikuti dengan penjelasan yag ebih rinci dibagian pertengahan, dan diakhiri dengan salam penutup yang berisi pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.

Disamping memiliki keunggulan seperti langsung pada pokok bahasan dan menghemat waktu, pendekatan langsung juga memiliki kelemahan seperti faktor kebiasaan, dalam arti bahwa sebagian penyampai pesan merasa tidak terbiasa dengan pendekatan langsung.

Dalam menjawab surat permintaan informasi  yang memiliki potensi penjualan, ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu : berikan respon secepatnya, berikan dukungan terhadap penjualan, dan berikan kesan yang positif terhadap perusahaan anda. Selain menangani berbagai permintaan informasi, suatu perusahaan seringkali menangani berbagai permintaan  kredit rutin, baik yang berkaitan dengan memberikan persetujuan kredit maupun pemberiaan refrensi kredit bagi yang membutuhkannya.

Bentuk informasi positif yang lain adalah memberikan surat rekomendasi kepada orang lain. Surat rekomendasi ini bersifat rahasia sehingga yang meminta surat rekomendasi tidak boleh tahu tentang isi surat tersebut. Oleh karena itu surat rekomendasi biasanya langsung dikirim ke organisasi / lembaga yang meminta rekomendasi tersebut .    

Secara umum, pendekatan organisasional yang banyak diterapkan untuk penyampaian pesan - pesan bisnis yang tidak menyenangkan pihak lain adalah pendekatan tidak langsung ( Indirect approach ), yang dimulai dengan suatu pembuka yag bersifat netral, diikuti dengan alasan yang mendukung pernyataan Bad - News, dan diakhiri dengan kata penutup yang memiliki dampak positif bagi penerima pesan.

Pendekatan organisasional lainnya adalah pendekatan langsung, yang digunakan terutama untuk penyampaian Bad - News yang mempuyai dampak emosional yang sangat kecil terhadap penerima pesan, yang dimulai dengan pernyataan Bad - News, diikuti dengan alasan yang jelas, dan diakhiri dengan kata penutup yang positif.