Mengenal Apa Itu Manajemen Perubahan, Fungsi, Jenis, dan Tahapannya

Apakah Anda pernah mendengar istilah manajemen perubahan atau change management? Manajemen perubahan merupakan strategi yang digunakan untuk mengelola sisi perubahan manusia.

Dengan melakukan change management, Anda tidak hanya memberikan perubahan pada individu, tetapi juga pada organisasi atau perusahaan secara keseluruhan. Bagaimana mungkin?

Mengapa Manajemen Perubahan Penting untuk Perusahaan?

Beberapa orang mungkin tidak berpikir bahwa manajemen perubahan adalah hal penting yang perlu diperhatikan. Namun sebenarnya ada banyak alasan untuk menerapkan change management yang efektif, baik dalam upaya dengan skala besar maupun upaya kecil sekalipun.

Berikut adalah tiga alasan utama mengapa manajemen perubahan sangat penting untuk dilakukan.

1. Perubahan organisasi terjadi pada satu orang dan pada satu waktu

Maksudnya adalah organisasi tidak akan berubah, melainkan orang yang berubah. Perubahan organisasi terjadi akibat dampak kumulatif dari perubahan individu yang berhasil membawa perubahan organisasi yang sukses.

Bila, individu tidak membuat perubahan pada keseharian mereka, maka upaya transformasi juga tidak akan memberikan hasil.

2. Mengabaikan perubahan orang dapat memberikan dampak yang besar

Change managementyang buruk atau mengabaikan sisi perubahan manusia dapat mengakibatkan konsekuensi yang tidak diinginkan.

Misalnya, produktivitas menurun dalam skala besar, proyek dan aktivitas bisnis yang terhambat, atau bahkan karyawan yang berharga memilih untuk meninggalkan perusahaan.

3. Manajemen perubahan dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan

Menurun studi pembandingan Prosci dalam change management, 93% peserta dengan change management yang sangat baik dapat memenuhi atau melampaui tujuan, sementara hanya 15% dari mereka yang memiliki manajemen perubahan buruk yang dapat memenuhi atau melampaui tujuan.

Dengan demikian, dapat dipahami bahwasanya change management memainkan peranan penting dalam sebuah organisasi. Mengingat, ini tidak hanya berdampak pada individu tetapi juga pada organisasi secara keseluruhan.

Apa Saja Jenis Manajemen Perubahan?

Secara umum manajemen perubahan dapat dibagi menjadi dua jenis atau perspektif, yaitu perspektif individu (individual change management) dan perspektif organisasi (organizational change management).

ΓÇô Manajemen perubahan individu

Perspektif individu merupakan pemahaman tentang bagaimana orang atau individu mengalami perubahan. Adapun tujuan dari perubahan orang ini ialah untuk memastikan bahwa individu memiliki kesadaran (awareness), keinginan (desire), pengetahuan (knowledge), kemampuan (ability), dan penguatan (reinforcement), atau yang lebih dikenal dengan model ADKAR Prosci.

Di mana dalam penerapannya dibutuhkan kesadaran akan perlunya perubahan, keinginan untuk berpartisipasi dan mendukung perubahan, pengetahuan tentang bagaimana cara mengubah, kemampuan untuk menerapkan perubahan dan perilaku, serta penguatan untuk mempertahankan perubahan.

ΓÇô Manajemen perubahan organisasi

Berbeda dengan jenis manajemen perubahan individu, perspektif organisasi adalah proses dan aktivitas yang digunakan tim proyek untuk mendukung perubahan individu yang berhasil.

Secara umum organizational change management dapat dibagi menjadi tiga jenis perubahan, antara lain:

1. Developmental change ΓÇô Setiap perubahan yang dilakukan untuk meningkatkan proses dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Transitional change ΓÇô Perubahan yang memindahkan perusahan dari keadaan saat ini ke keadaan baru untuk memecahkan masalah. Adapun contoh manajemen perubahan transisi seperti merger, akuisisi, atau otomatisasi.
3. Transformational change ΓÇô Perubahan secara radikal dan fundamental yang mengubah budaya dan operasional perusahaan, seperti perubahan target pasar yang drastis.

Apa Saja Tahapan Manajemen Perubahan?

Menurut metodologi Prosci, setidaknya terdapat tiga fase atau tahapan yang perlu ditempuh dalam melakukan change management, antara lain:

1. Prepare Approach

Pada fase ini, Anda perlu mempersiapkan pendekatan untuk change management. Ini mencakup tujuan, dampak, dan pendekatan perubahan seperti apa yang akan digunakan untuk mencapai kesuksesan.

Adapun tujuan dari fase ini ialah untuk memposisikan perubahan agar sukses, dengan cara mengembangkan strategi change management yang disesuaikan dengan sponsor dan komitmen yang Anda butuhkan.

2. Manage Change

Kemudian, Anda perlu mengembangkan rencana khusus untuk memindahkan individu dan organisasi yang terkena dampak perubahan dan belajar bagaimana mereka akan mengukur, melacak, dan menyesuaikan kinerja dengan perubahan yang ada.

Tujuan dari pengelolaan perubahan ini adalah untuk memungkinkan individu dan kelompok yang terkena dampak agar dapat mengadopsi inisiatif atau solusi proyek.

3. Sustain Outcomes

Tahapan yang terakhir ialah fase di mana  perusahaan atau organisasi akan mencapai manfaat proyek dan berfokus pada cara untuk mempertahankan hasil yang telah diperoleh.

Tujuan dari fase ini adalah untuk mencapai hasil yang diinginkan dari proyek atau inisiatif dengan memastikan adopsi, dan mempertahankan perubahan yang diadopsi dari waktu ke waktu.

Apa Saja Strategi Manajemen Perubahan yang Efektif?

Fred Nickols (2016) dalam penelitiannya menyajikan empat strategi dasar change management yang dapat digunakan dalam organisasi. Tiga strategi pertama merupakan ringkasan strategi change management klasik karya Kenneth Benne and Robert Chin (1969). Sementara strategi keempat adalah strategi tambahan yang dipaparkan oleh Nickols.

Berikut adalah 4 (empat) strategi manajemen perubahan untuk organisasi:

ΓÇô Strategi Empiris-Rasional

Strategi ini berpusat pada keseimbangan insentif dan manajemen risiko. Di mana strategi akan sulit diterapkan apabila insentif yang tersedia tidak sebanding dengan risiko yang mungkin akan dialami. Mengapa demikian?

Ini karena orang-orang akan berpikir tentang mengapa mereka perlu mempertaruhkan apa yang dimiliki untuk sesuatu yang tidak pasti. Terutama bagi mereka yang memilikinya dengan cukup baik.

Oleh karena itu, Anda perlu menggunakan strategi empiris-rasional untuk mencoba meyakinkan orang-orang agar melakukan perubahan. Anda juga perlu menekankan bahwa tidak melakukan perubahan bukanlah pilihan yang paling baik.

Dalam hal ini, Anda juga dapat menggunakan strategi empiris-rasional pada leader, sehingga mereka dapat memengaruhi kelompoknya untuk melakukan perubahan.

ΓÇô Strategi Normatif-Reedukatif

Strategi ini berfokus pada budaya dan apa yang orang percaya tentang dunia mereka. Ini termasuk pekerjaan, diri mereka sendiri, dan cara orang berperilaku shingga konsisten dengan keyakinan ini.

Biasanya, budaya tidak berubah dengan cepat dan tentu tidak terjadi dalam semalam. Oleh sebab itu, strategi ini bukanlah pilihan terbaik apabila Anda sedang berada di situasi turnaround yang membutuhkan waktu singkat.

Dalam hal ini, budaya organisasi berada dalam genggaman organisasi informal. Dengan demikian, strategi normatif-reduktif bekerja paling baik ketika horganisasi formal dan informal memiliki hubungan yang  ramah dan harmonis.

ΓÇô Strategi Kekuasaan-Koersif

Berbeda dengan dua strategi sebelumnya, strategi kekuasaan-koersif dipengaruhi oleh dua faktor utama, yakni waktu dan keseriusan ancaman yang dihadapi. Biasanya strategi ini digunakan ketika perusahaan menghadapi ancaman yang serius dan hanya memiliki waktu bertindak yang terbatas.

Strategi ini mungkin akan sangat bermanfaat dalam situasi ekstrem, tetapi juga mengandung risiko yang cukup tinggi. Untuk itu, perusahaan atau organisasi perlu berhati-hati saat menggunakan strategi perubahan ini.

ΓÇô Strategi Lingkungan-Adaptif

Pertimbangan utama strategi lingkungan-adaptif adalah sejauh mana perubahan perlu dan dapat dilakukan. Dalam penerapannya, strategi ini paling cocok digunakan pada situasi yang membutuhkan perubahan transformatif atau besar-besaran.

Berbeda dengan strategi kekuasaan-koersif yang menggunakan waktu sebagai faktor utama, strategi ini dapat bekerja di bawah jangka waktu yang pendek maupun panjang sekalipun.

Namun, dalam jangka waktu yang singkat, masalah utama yang dihadapi adalah mengelola apa yang bisa menjadi pertumbuhan eksplosif dalam organisasi baru. Jika hal tersebut tidak dilakukan secara memadai dengan orang-orang baru, maka masuknya orang dan budaya lama dapat memengaruhi organisasi baru.

Selain itu, faktor lain yang dipertinbangkan adalah ketersediaan orang yang cocok untuk ΓÇÿmenyamaiΓÇÖ organisasi baru dan memulai budaya yang baru. Apabila mereka tidak dapat menyesuaikan diri dengan perubahan baru, maka strategi ini akan menjadi sia-sia saja.