Ada 2 hal yang penting dalam proses SDM yaitu adanya Spesifikasi jabatan dan Diskripsi jabatan, kedua hal ini merupakan bagian dari pada analisis jabatan.
1.      Spesifikasi Jabatan
            adalah persyaratan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut dan setiap jabatan memiliki spesifikasi yang berbeda-beda. Job Spesification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki SEBELUM mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job specification disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan. Job specification sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan. Spesifikasi jabatan di perlukan untuk mencari pegawai yang di butuhkan oleh perusahaan.
 
2.      Deskripsi Jabatan
            adalah keterangan tentang pekerjaan yang harus dilakukan oleh jabatan tersebut. Job description atau uraian jabatan atau gambaran tugas adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas. Uraian ini berisi gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya dan di luar organisasi (eksternal) untuk mencapai tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas. Apabila job description telah tersusun dengan baik, maka job spesification atau spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan. Deskripsi Jabatan berguna untuk melakukan penilaian kerja terhadap pegawai.