1. Menetapkan Kamar untuk Tamu Tiba

Menetapkan kamar merupakan langkah krusial dalam proses penerimaan tamu. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Pemanfaatan Sistem Reservasi:

  • Gunakan sistem reservasi hotel untuk mengetahui kamar mana yang sudah dipesan dan tersedia.
  • Perhatikan tipe kamar yang dipesan oleh tamu, seperti single, double, atau suite.
  • Pastikan kamar yang diberikan sesuai dengan permintaan dan ketersediaan.

• Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan:

  • Lantai: Beberapa tamu mungkin memiliki preferensi lantai, seperti lantai yang lebih tinggi atau lebih rendah.
  • Pemandangan: Jika ada kamar dengan pemandangan yang menarik, pertimbangkan untuk memberikannya kepada tamu yang melakukan permintaan khusus.
  • Ketersediaan Fasilitas: Pastikan kamar yang diberikan dilengkapi dengan fasilitas yang dibutuhkan tamu, seperti akses untuk penyandang disabilitas atau kamar bebas asap rokok.

• Prosedur Khusus:

  • Tamu VIP: Sediakan kamar terbaik dengan fasilitas tambahan untuk tamu VIP.
  • Tamu Reguler: Berikan kamar yang nyaman dan sesuai dengan tarif yang mereka bayar.
  • Tamu yang Meminta Kamar Tertentu: Jika memungkinkan, usahakan untuk memenuhi permintaan tamu.
Terbuka di jendela baruwww.innroad.com
screen showing a hotel's reservation system with different room types and availability

2. Menangani Pendaftaran Tamu (Check-in)

Proses pendaftaran tamu merupakan interaksi pertama dan paling penting antara tamu dengan hotel. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan:

• Sambutan Hangat: Sambut tamu dengan ramah dan sopan.
• Verifikasi Identitas: Minta tamu menunjukkan identitas yang sah (KTP, paspor).
• Pengisian Formulir Registrasi: Bantu tamu mengisi formulir registrasi dengan lengkap dan benar.
• Pembayaran: Jika diperlukan, lakukan pembayaran uang muka atau deposit.
• Penyerahan Kunci Kamar: Serahkan kunci kamar kepada tamu beserta kartu akses (jika ada).
• Informasi Tambahan: Berikan informasi mengenai fasilitas hotel, restoran, dan layanan lain yang tersedia.
Terbuka di jendela baruwww.hospitalitycourses.co.za
guest checking in at a hotel reception

3. Membuat Portofolio Tamu Tiba

Portofolio tamu tiba adalah kumpulan data dan informasi mengenai tamu yang menginap. Portofolio ini sangat berguna untuk memberikan pelayanan yang lebih personal dan meningkatkan kepuasan tamu.

• Informasi yang Terkandung:

  • Nama lengkap tamu
  • Alamat
  • Nomor telepon
  • Alamat email
  • Tanggal lahir
  • Nomor paspor (jika tamu asing)
  • Nomor kamar
  • Tanggal check-in dan check-out
  • Preferensi tamu (jika ada)
  • Riwayat kunjungan (jika ada)

• Manfaat Portofolio Tamu:

  • Pelayanan yang Lebih Personal: Dengan mengetahui preferensi tamu, hotel dapat memberikan pelayanan yang lebih sesuai dengan kebutuhan tamu.
  • Program Loyalitas: Informasi dalam portofolio tamu dapat digunakan untuk mengembangkan program loyalitas.
  • Marketing: Data tamu dapat digunakan untuk melakukan kegiatan pemasaran yang lebih efektif.
Terbuka di jendela baruidpms.amadeus-hospitality.net
sample guest profile in a hotel's property management system

Tips Tambahan:

• Pelatihan Staf: Latih staf resepsionis untuk melakukan tugasnya dengan baik dan benar.
• Gunakan Teknologi: Manfaatkan teknologi seperti sistem manajemen properti (PMS) untuk mengelola data tamu dan kamar.
• Jaga Kerahasiaan Data: Jaga kerahasiaan data tamu sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Dengan melakukan ketiga hal di atas secara efektif, hotel dapat memberikan pengalaman menginap yang menyenangkan bagi tamu dan meningkatkan reputasi hotel.