Apa Itu Penilaian Kinerja Karyawan dan Bagaimana Cara Mengukurnya?

Setiap karyawan memiliki skill dan talenta yang berbeda-beda, sehingga perlu dilakukan review berupa penilaian kinerja karyawan untuk memahami kompetensi masing-masing karyawan.

Dengan mengenali dan mengukur kinerja karyawan, perusahaan dapat memantau keberhasilan proses perekrutan dan menyelaraskan visi perusahaan dengan visi karyawan.

Selain itu, ada beberapa manfaat ketika perusahaan menerapkan proses penilaian kinerja. Karyawan juga dapat memperoleh manfaat dari proses evaluasi ini.

Pengertian Penilaian Kinerja Karyawan

Menurut Rivai (2015), penilaian kinerja karyawan adalah pemeriksaan sistematis terhadap kondisi kerja karyawan, dilakukan secara formal dan dikaitkan dengan standar ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh perusahaan.

Menurut pendapat lain Dessler (2018), evaluasi kinerja berarti evaluasi kinerja karyawan saat ini dan/atau masa lalu, hal ini tergantung pada standar kinerja yang ditetapkan.

Menurut Mathis dan Jackson (2017), penilaian kinerja itu sendiri adalah proses mengevaluasi seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan, dan informasi yang diperoleh dari penilaian tersebut kemudian dibagikan kepada karyawan yang bersangkutan.

Dari beberapa pendapat para ahli di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa penilaian kinerja adalah suatu proses penilaian atau evaluasi kinerja karyawan yang bekerja di suatu perusahaan dalam jangka waktu tertentu.

Berdasarkan penilaian ini, perusahaan dapat memberikan umpan balik kepada karyawan yang bersangkutan, sehingga mereka tahu, dalam jangka waktu tertentu, hasil pekerjaannya, yang meliputi:

Mid Year

Penilaian kinerja karyawan dilakukan dari awal hingga pertengahan tahun, evaluasi ini hanya berfungsi sebagai nilai bayangan agar karyawan yang dievaluasi dapat mengetahui kinerjanya dalam suatu perusahaan.

End Year

Penilaian dilakukan dari pertengahan tahun hingga akhir tahun, berdasarkan evaluasi ini ditentukan nilai akhir kinerja karyawan selama bekerja di perusahaan.

Full Year

Penilaian dilakukan dari awal tahun hingga akhir tahun (Januari-Desember), sama seperti akhir tahun, evaluasi ini berfungsi untuk mengetahui nilai akhir dari kinerja karyawan di suatu perusahaan.

Manfaat dan Tujuan Dari Performance Appraisal

Tinjauan kinerja yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu memiliki tujuan dan manfaat yang berbeda bagi karyawan dan perusahaan.

Menurut Rivai (2010), ada 10 tujuan dari penilaian kinerja karyawan, meliputi: 

1. Memberikan imbalan yang layak, contohnya seperti kenaikan gaji pokok dan insentif.
2. Mengetahui tingkat prestasi karyawan.
3. Memperkuat hubungan karyawan lewat diskusi performa kerja (1 on 1 session).
4. Mendorong tanggung jawab karyawan.
5. Meningkatkan motivasi kerja.
6. Meningkatkan etos kerja.
7. Membedakan masing-masing karyawan.
8. Sumber informasi untuk perencanaan sumber daya manusia dan karir kedepannya.
9. Membantu menempatkan karyawan yang sesuai dengan pencapaian kerjanya.
10. Meningkatkan kinerja karyawan.

Adapun manfaat yang didapatkan dari penilaian kinerja (Rivai, 2013), yaitu:

1. Sarana peningkatan kinerja dengan mengidentifikasi kebutuhan pengembangan yang dapat mendukung peningkatan kinerja pegawai.
2. Memudahkan dalam menentukan penempatan, promosi, transfer, dan demosi.
3. Sarana perbaikan kinerja karyawan.
4. Melatih dan mengembangkan kemampuan karyawan.
5. Membantu departemen HR / HRD dalam mengidentifikasi keberhasilan fungsi departemen.

Selain hal-hal di atas, wawancara penilaian juga dapat memfasilitasi komunikasi yang lebih efektif antara atasan dan bawahan.

Cara Menilai Kinerja Karyawan

Secara umum, penilaian kinerja karyawan dapat dilakukan dengan membuat dua program yang berbeda tergantung pada status karyawan, misalkan Pegawai tetap atau pegawai kontrak atau masa percobaan.

Performance Appraisal Karyawan Tetap

Penilaian karyawan tetap biasanya digunakan untuk menentukan kenaikan gaji/bonus pegawai.

Secara umum, penilaian ini dilakukan setiap tahun.

Performance Appraisal Karyawan Kontrak/Percobaan

Peninjauan kembali terhadap pegawai kontrak/percobaan akan dilakukan untuk menentukan apakah pegawai yang bersangkutan ditetapkan sebagai pegawai tetap, diperpanjang atau diberhentikan.

Penilaian ini biasanya dilakukan 30 hari sebelum masa kontrak karyawan berakhir.

Tahapan Performance Appraisal untuk Karyawan 

Secara umum, ada lima tahap tinjauan kinerja yang digunakan perusahaan untuk mengevaluasi karyawannya.

Menentukan standar penilaian kinerja

Menetapkan standar evaluasi kinerja dilakukan untuk memastikan bahwa tujuan dan strategi organisasi terpenuhi.

Agar standar-standar ini objektif, mereka harus ΓÇ£SMARTΓÇ¥, yang berarti spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terbatas waktu.

Menginformasikan Standar Penilaian Kinerja

Agar efektif, standar penilaian kinerja harus dikomunikasikan dan dipahami dengan jelas oleh karyawan.

Komunikasi ini harus membuat karyawan memahami apa yang sebenarnya diharapkan perusahaan dari karyawannya.

Mengukur Penilaian Kinerja Karyawan

Kinerja seorang karyawan yang mudah diukur adalah yang memiliki format numerik. Misalnya, kuantitas dan ketepatan waktu.

Di sisi lain, lebih sulit untuk menilai kinerja keterampilan interpersonal seperti komunikasi dan kepemimpinan.

Namun demikian, penilaian kinerja karyawan harus dilakukan secara objektif dan profesional.

Hindari menggunakan perasaan saat mengukur kinerja karyawan.

Membandingkan Kinerja Aktual dengan Standar Kinerja

Setelah mengukurnya, bandingkan dengan standar kinerja yang telah ditetapkan.

Hasil dokumentasi dari penilian meliputi tindakan dan hasil yang bersifat:

• Spesifik
• Tepat
• Konsisten (mencakup seluruh periode)
• Faktual (tidak berdasarkan dugaan)
• Seimbang (menyatakan hasil yang memuaskan dan tidak memuaskan)
• Tertulis

Mendiskusikan Hasil Penilaian Kinerja dengan Karyawan Terkait

Tahap ini adalah yang paling sulit, karena dapat memancing perselisihan antara atasan dan bawahan.

Namun, jika manajer memberikan umpan balik dan bimbingan secara teratur, ini mungkin tidak terjadi.

Untuk mengatasi ketidaksepakatan, manajemen mungkin meminta karyawan untuk menyelesaikan dan menyerahkan evaluasi sebelum wawancara.

Perlu juga dicatat bahwa manajer harus tetap tenang dan sopan karena ini memiliki dampak signifikan pada kepercayaan diri, motivasi, dan kekuatan masa depan karyawan.

Mengambil Tindakan

Setelah diskusi, langkah selanjutnya adalah mengambil tindakan yang tepat.

Misalnya, jika kinerja memuaskan, manajemen dapat meningkatkan gaji, mempromosikan pekerjaan, atau memberi karyawan peluang pengembangan yang diinginkan.

Di sisi lain, jika hasilnya tidak sesuai dengan perusahaan. Harapannya, karyawan bisa dipecat.

Metode Penilaian Kinerja Karyawan

Metode penilaian kinerja biasanya dilakukan dengan menggunakan dua metode, tradisional dan modern.

Di bawah ini kami uraikan perbedaannya.

Metode Tradisional

Rating Scale

Skala penilaian untuk metode ini adalah dari 1 sampai 10.

Skor rendah mewakili umpan balik negatif dan skor tinggi mewakili umpan balik positif.

Checklist

Metode ini melibatkan pernyataan deskriptif tentang perilaku karyawan.

Setiap pernyataan memiliki dua pilihan, seperti ΓÇ£YaΓÇ¥ dan ΓÇ£TidakΓÇ¥ atau ΓÇ£BenarΓÇ¥ dan ΓÇ£SalahΓÇ¥.

Evaluator dapat memilih salah satu dari dua pilihan yang dianggapnya tepat.

Menjelaskan perilaku karyawan.

Forced Distribution

Dalam metode penilaian kinerja ini, manajer mengurutkan karyawan menurut kinerjanya, ada yang dikategorikan sebagai berkinerja tinggi, berkinerja rata-rata, dan berkinerja rendah.

Critical Incident

Dalam metode ini, kinerja karyawan dievaluasi berdasarkan perilaku kritis, seperti bagaimana karyawan bereaksi terhadap situasi tertentu.

Essay

Dengan metode ini, evaluator menulis deskripsi perilaku dan kinerja karyawan, yang berisi semua informasi yang relevan, seperti:

Paired Comparison

Dengan metode pencarian kerja ini, karyawan dievaluasi berdasarkan karakteristik tertentu dan kemudian setiap karyawan dibandingkan secara individual dengan yang lain.

Field Review

Metode ini dilakukan oleh departemen HR/HRD, yang mengumpulkan pendapat dari manajer tentang kinerja, perilaku dan keterampilan karyawan yang mereka kelola.

Confidential Appraisal

Cara ini biasa digunakan di instansi pemerintah untuk mengambil keputusan tentang promosi dan mutasi pegawai.

Supervisor biasanya menyiapkan laporan rahasia tentang kinerja, perilaku, dan sifat karyawan.

Metode Modern

Management by Objectives (MBO)

Dalam metode penilaian kinerja karyawan ini, manajer dan karyawan mengadakan percakapan untuk mengidentifikasi, merencanakan, mengatur, dan mengomunikasikan tujuan yang menjadi fokus selama periode penilaian tertentu.

Assessment Centre Method

Metode ini memungkinkan karyawan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang bagaimana orang lain melihat mereka dan bagaimana hal ini mempengaruhi kinerja mereka.

Manfaat utama dari metode ini adalah tidak hanya menilai kinerja individu saat ini, tetapi juga memprediksi kinerja pekerjaan di masa depan.

Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)

BARS memiliki keunggulan kualitatif dan kuantitatif dalam proses penilaian kinerja karena metode evaluasi kinerja karyawan ini membandingkan kinerja karyawan dengan perilaku spesifik yang dijelaskan oleh peringkat numerik.

Psychological Appraisals

Metode ini melibatkan psikolog profesional yang fokus menganalisis kinerja masa depan karyawan.

Penilaian kinerja mencakup tujuh komponen utama seperti keterampilan interpersonal, keterampilan kognitif, sifat intelektual, kualitas kepemimpinan, sifat kepribadian, kecerdasan emosional dan keterampilan terkait lainnya.

Human-Resource (Cost) Accounting Method

Metode ini melihat kinerja karyawan melalui manfaat moneter yang dihasilkan bagi perusahaan, misalnya dengan membandingkan biaya mempertahankan karyawan (biaya bagi perusahaan) dan manfaat moneter (kontribusi) kepada perusahaan.

360 Degree Feedback

Metode penilaian kinerja ini bersifat multidimensi dan secara objektif ditujukan pada kalangan karyawan, seperti manajer, karyawan dan pelanggan/klien.

Metode ini dapat menghilangkan bias dalam penilaian kinerja dan memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang kompetensi karyawan.

Ada lima komponen penting yang terlibat dalam metode penilaian ini:

• Self-appraisal; Penilaian diri karyawan untuk melihat kinerja dan memahami kekuatan dan kelemahan diri.
• Managerial review; Tinjauan kualifikasi karyawan dan tim individu oleh manajer.
• Peer review; penilaian dan evaluasi dilakukan oleh rekan kerja dalam satu tim.
• Subordinates Appraising Manager (SAM); Komponen ini mewajibkan bawahan untuk mengevaluasi atasannya.
• Customer or client review; Penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh pihak eksternal, misalkan Pelanggan atau klien.

Contoh Form Penilaian Kinerja Karyawan

Saat melakukan penilaian kinerja seperti B. dalam proses umpan balik 360 derajat, formulir khusus digunakan untuk mengukur penilaian kinerja karyawan.

Bentuk ini berbeda berdasarkan jenjang jabatan atau kriteria jabatan, karena perbedaan peran dan tanggung jawab, sehingga objek yang dievaluasi juga berbeda.

Di bawah ini adalah contoh beberapa formulir penilaian kinerja yang biasa digunakan oleh perusahaan.

6.PIHAK PIHAK YANG DAPAT MELAKUKAN PENILAIAN KINERJA

Penilaian kinerja seorang adalah untuk mengetahui seberapa besar mereka bekerja melalui suatu sistem formal dan terstruktur, seperti menilai, mengukur, dan mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku, dan hasil termasuk tingkat ketidakhadiran. Fokusnya adalah untuk mengetahui seberapa produktif seorang apakah ia bisa bekerja sama atau lebih efektif pada masa yang akan datang, sehingga karyawan, organisasi, dan masyarakat semuanya memperoleh manfaat.

Dalam hal ini untuk menilai kinerja seseorang maka data yang dilibatkan untuk menilai adalah berbagai pihak. Adapun pihak-pihak yang dilibatkan adalah:

 1) Atasan langsung (Pejabat penilai),

Dalam menilai kinerja pegawai, mengapa pihak pihak lain kita libatkan? Atasan langsung adalah pimpinan dalam suatu lembaga/instansi. Seperti kepala sekolah. Atasan langsung memiliki kesempatan yang paling banyak untuk menilai kinerja pegawai. Sehingga atasan langsung mengetahui secara mendetail bagaimana keterkaitan pegawai dengan sasaran, visi misi organisasi. Atasan langsung mempunyai hak untuk memberikan perintah, arahan, penghargaan maupun hukuman atas kinerja bawahannya. Sehingga penilaian atasan langsung ini dirasa sangat relevan dibandingkan dengan sumber lainnya. Atasan atasan langsung adalah pejabat yang lebih tinggi diatas atasan

 2) Rekan Kerja / Teman Sejawat

Rekan kerja adalah rekan yang ada dalam satu organisasi atau instansi. Rekan kerja dinilai mampu untuk memberikan evaluasi hal-hal tertentu terhadap pegawai yang akan dinilai oleh atasan. Adapun hal-hal tertentu tersebut diantaranya adalah efektifitas pekerjaan, kemampuan pribadi, efektifitas komunikasi dan koordinasi, kejujuran, inisiatif, prakarsa, team work, dan hal-hal lain yang melibatkan kerjasama tim.

 3) Diri sendiri

 Diri sendiri. Dalam penilaian kinerja diri sendiri dilibatkan dimaksudkan untuk mengetahui seberapa besar individu tersebut menghargai dirinya sendiri. Terkadang orang sangat mudah memberikan penilaian terhadap orang lain yang tidak masuk kerja, namun bagaimana ketika dirinya tidak masuk kerja. Mampukah ia memberikan penilaian terhadap dirinya sendiri. Sehingga dengan penilaian diri sendiri ini akan menjadikan seseorang untuk berjiwa besar. Mengakui kemampuan dan kekurangan dirinya guna meningkatkan kinerjanya.

 4) Bawahan / Staff 

Bawahan. Penilaian dari bawahan akan memberikan masukan yang sangat berarti bagi pejabat yang akan menilai. Karena bawahan adalah orang yang sering berkomunikasi dengan pegawai yang akan dinilai, sehingga ia mampu memberikan gambaran akan kinerja ynag telah lakukan

 5) Pengguna Jasa / Konsumen

Masyarakat/pengguna jasa. Dalam beberapa hal pengguna jasa dari seorang pegawai akan mampu memberikan informasi akan kinerja pegawai tersebut. sehingga mampu memberikan masukan yang sangat berarti. Demikian upaya penilaian kinerja pegawai sehingga penilaian yang didapatkan akan mampu meningkatkan rasa percaya diri dan memberikan penghargaan diri bagi pegawai tersebut, sehingga mampu bekerja dan berprestasi yang lebih baik lagi.