1. Menerima dan Menolak Reservasi 

Prosedur penerimaan reservasi melibatkan pengumpulan informasi penting dari calon tamu, seperti nama, tanggal menginap, jenis kamar, dan informasi kontak. Setelah itu, staf hotel harus memverifikasi ketersediaan kamar. 

• Menerima Reservasi: Reservasi diterima jika ada ketersediaan kamar yang sesuai dengan permintaan tamu dan tamu menyetujui harga serta syarat dan ketentuan yang berlaku. Petugas reservasi akan mencatat detail pemesanan ke dalam sistem dan memberikan konfirmasi pemesanan kepada tamu.
• Menolak Reservasi: Reservasi dapat ditolak jika:
• Kamar penuh (tidak tersedia) untuk tanggal yang diminta.
• Permintaan tamu tidak dapat dipenuhi, misalnya permintaan tipe kamar tertentu yang sudah habis.
• Tamu tidak dapat memberikan jaminan pembayaran yang diperlukan (misalnya, kartu kredit yang valid atau deposit).
• Permintaan tersebut melanggar kebijakan hotel, seperti jumlah tamu per kamar melebihi batas yang diizinkan. 

2. Pembayaran Reservasi Bergaransi

Reservasi bergaransi (guaranteed reservation) adalah pemesanan yang dijamin oleh tamu dengan metode pembayaran tertentu untuk memastikan kamar tetap tersedia hingga kedatangan tamu, bahkan jika tamu tiba terlambat. 

• Metode Jaminan Pembayaran: Bentuk jaminan ini dapat berupa:
• Pembayaran penuh (Prepayment): Tamu membayar seluruh biaya menginap di muka.
• Deposit sebagian (Advance Deposit): Tamu membayar sebagian dari total biaya sebagai jaminan awal.
• Kartu Kredit: Detail kartu kredit tamu dicatat saat pemesanan. Hotel berhak menagih biaya (biasanya untuk satu malam atau seluruh masa inap, tergantung kebijakan) jika tamu tidak datang (no show) atau membatalkan di luar periode pembatalan gratis.
• Kebijakan: Hotel memiliki kebijakan mengenai kapan pembayaran harus dilakukan dan jumlah yang ditagih. Untuk reservasi non-refundable, pembayaran tidak akan dikembalikan jika terjadi pembatalan atau no show. 

3. Menangani Perubahan, Pembatalan, dan No Show 

Penanganan perubahan, pembatalan, dan no show (tamu yang tidak datang) harus dilakukan sesuai dengan kebijakan hotel yang telah dikomunikasikan kepada tamu saat pemesanan. 

• Perubahan Reservasi:
• Petugas akan memproses perubahan tanggal tiba/berangkat, jenis kamar, atau jumlah tamu jika ketersediaan memungkinkan.
• Jika perubahan tersebut memengaruhi harga, tamu akan diinformasikan tentang penyesuaian biaya tambahan.
• Perubahan harus dilakukan sebelum batas waktu tertentu sesuai kebijakan hotel.
• Pembatalan Reservasi:
• Tamu atau agen perjalanan daring perlu menghubungi hotel secara langsung untuk membatalkan reservasi.
• Jika pembatalan dilakukan sebelum batas waktu yang ditentukan (misalnya, 24 atau 48 jam sebelum tanggal check-in), pembayaran jaminan biasanya dikembalikan penuh (untuk reservasi refundable).
• Jika pembatalan dilakukan setelah batas waktu atau untuk reservasi non-refundable, hotel berhak menahan biaya pembatalan (misalnya, biaya satu malam menginap atau seluruh biaya) sesuai kebijakan yang berlaku.
• No Show:
• No show terjadi ketika tamu dengan reservasi bergaransi tidak datang pada tanggal kedatangan yang dijadwalkan tanpa pemberitahuan pembatalan.
• Dalam kasus ini, hotel berhak menagih denda no show ke metode pembayaran yang diberikan (biasanya biaya menginap satu malam).
• Kamar akan dibersihkan dari status reservasi dan dapat dijual kembali untuk malam berikutnya.